@Jobpunt volgen

Door de voortdurende groei van De Lijn, groeit ook de nood aan aangepaste organisatiestructuren voor de ondersteunende diensten. De Lijn startte daarom met een studie van al haar marketingafdelingen. Pierre Vanhove, afdelingshoofd Ontwikkeling en Kaderbeleid van De Lijn, vertelt waarom De Lijn gebruik maakt van de diensten van Jobpunt Vlaanderen.

alle functionaliteiten passeren de revue

“De voornaamste strategische focus bij de studie van de marketingafdelingen lag op de uitbouw van een nog klantvriendelijker bedrijf. Op termijn zullen alle functionele domeinen de revue passeren. Jobpunt Vlaanderen hielp ons de geschikte leverancier te vinden die deze studies kan begeleiden. Zij controleren ook of de opdracht is uitgevoerd volgens de afspraken. Desnoods sturen zij bij en komen ze tussen als er problemen zijn.”

nieuw organisatiemodel

“De grote fases van een dergelijke studie zijn meestal identiek. Nadat de strategische focus van een afdeling is vastgelegd, worden de onderliggende processen gedetailleerd in kaart gebracht. Vervolgens worden voor elke stap in de processen de verantwoordelijkheden toegewezen. Wij vertalen dit verder in taken, functies en VTE’s. Ten slotte wordt een implementatieplan opgesteld om te evolueren van de huidige naar de nieuwe structuren.

Iedere organisatiestudie resulteert uiteindelijk in een nieuw organisatiemodel. De studie is geen eindpunt. De implementatie van een nieuwe structuur dient eveneens projectmatig aangepakt te worden. Eerst stellen we een changeteam van sleutelfiguren samen die het traject opstarten. Nadat de structuur is ingevuld krijgen de mensen naargelang hun competenties en ervaringen hun plaats. De nieuwe manier van werken zal vervolgens geleidelijk aan geïmplementeerd worden. Kortom: alle registers van het changemanagement worden hier opengetrokken.”
 

De stad Gent doet een beroep op Jobpunt Vlaanderen voor de begeleiding van de reorganisatie en optimalisatie van een aantal diensten. Marleen Mercelis, departementshoofd Personeel en Organisatie stad Gent, geeft tekst en uitleg.

een grote meerwaarde op praktisch vlak

“Vroeger verplichtte de wet op de overheidsopdrachten ons om telkens firma’s aan te schrijven om ons te begeleiden in de reorganisatie en optimalisatie van onze diensten. Dankzij onze samenwerking met Jobpunt Vlaanderen hoeven we deze tijdrovende procedure niet langer te volgen. Nu nemen zij die taak voor hun rekening. 

Jobpunt Vlaanderen biedt ons dus een grote meerwaarde op praktisch vlak. Zij nodigen de HR-dienstverleners uit en geven hun de nodige informatie. Wij moeten alleen beschikbaar zijn om de kandidaat-kantoren te ontvangen en te bevragen. De verdere administratieve afhandeling doen zij ook voor ons.”

een objectieve behoeftebepaling

“Een voorbeeld van een project was de reorganisatie van onze dienst Personeelsbeheer en de afstemming van al onze HR-processen daarop. Dat was noodzakelijk door de nieuwe rechtspositieregeling. Zo kunnen we aan objectieve personeelsbehoeftenbepaling doen, zowel naar aantallen als naar profielen. Onze medewerkers worden doorheen deze reorganisatie gecoacht en begeleid.

Ook onze Administratie Technische Diensten die zowel centraal als decentraal in onze stad aanwezig zijn, werden geoptimaliseerd op basis van een aantal cruciale vragen. Op welke manier kan de burger contact opnemen met onze diensten? Hoe laat je de loketten functioneren? Welke ondersteuning van mensen en middelen heb je hiervoor nodig? Hoe kunnen we efficiënt werken zonder de klantvriendelijkheid naar de burger toe te verwaarlozen?”

Schepen Ria Caers vertelt over de problematiek van de arbeidstijdregeling binnen de stad Geel. Voor de harmonisatie van deze regeling riep de stad de hulp in van Jobpunt Vlaanderen.

de komst van de nieuwe rechtspositieregeling

“In de stad Geel stelden we vast dat niet alle stedelijke diensten op een uniforme wijze omgingen met toeslagen op onder meer avonden weekendwerk. Een duidelijke analyse van de verschillende arbeidsregimes en compensatieregelingen ontbrak. De ultieme doelstelling van het bestuur was om alle werknemers van de stad Geel op een gelijke en wettelijke manier te vergoeden voor de gevraagde en noodzakelijke prestaties.

Samen met Jobpunt Vlaanderen werden drie adviesbureaus uitgenodigd om zich voor te stellen. Het bestuur koos uiteindelijk voor een dienstverlener omwille van het inhoudelijke plan van aanpak, hun ervaring met gelijkaardige projecten en de kostprijs. Vanaf eind augustus werden de verschillende diensten geanalyseerd. En op het einde van het jaar werden de eindconclusies besproken op het managementteam en schepencollege. Begin januari 2009 werden de onderhandelingen met de vakbonden positief afgerond, samen met onze nieuwe rechtspositieregeling.”

het belang van communicatie

“Om de huidige situatie te vereenvoudigen werden in samenspraak met het managementteam en de diensthoofden een aantal basis- en arbeidsregimes binnen de stad vastgelegd. En dat binnen een arbeidsreglement dat de prestaties en mogelijke flexibiliteit en compensaties beschrijft.

De vakbondsorganisaties werden ook steeds op de hoogte gehouden van de ontwikkelingen binnen de organisatie. En via de personeelsvergaderingen en een nieuwsbrief werden de medewerkers geïnformeerd. De nieuwe arbeidsregimes en rechtspositieregeling geven wel wat onzekerheid en onrust bij de personeelsleden. Een goede communicatie met de diensthoofden en de personeelsleden is erg belangrijk om dit project te laten slagen. De goede ondersteuning van het adviesbureau is daarbij onontbeerlijk.”